Upphandling har utvecklat företaget

Utan offentlig upphandling hade vi inte varit där vi är i dag då hälften av vår omsättning kommer därifrån. Det är en kompetens i sig att kunna delta som anbudsgivare till offentliga beställare. Det framhåller Karl Johan Börjeson, vd ProTrain AB.

Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?

–De roligaste upphandlingarna att delta i är de där man inte bara uppfyller skall-krav och presenterar ett pris utan får chansen att visa sitt koncept och att det värderas. Leverantören får visa hur denne tänkt lösa det hela. Om man inte gör det blir det viktigt att alla krav är tydligt specificerade så att beställaren får efterfrågad kvalitet

Är detta problem som även ni upplever i er bransch? Finns det några av dessa problem som i så fall är särskilt påtagliga?

– Regelverket gör det svårt att ha dialog och partnerskap, men det är möjligt att värdera hur saker ska lösas. Två företag som bjuder på samma sak har rimligen olika sätt att lösa det på. You get what you pay for.

Vi har deltagit i några upphandlingar där några bolag bjuder och ligger på ungefär samma pris, men någon ligger 50, 60 eller till och med 70 procent under oss! Jag tycker att man borde ifrågasätta onormalt låga anbud. Man kunde också hantera det genom att var och en får presentera sitt driftkoncept. Vi är inte med i de stora upphandlingarna som Pågatågen, Stortsockholms lokaltrafik (SL), m.m. De vi är med i är mindre och då handlar det om skall-krav plus det lägsta priset. Men för företag i vår storlek är även dessa upphandlingar viktiga och ”stora”. Då bör man även titta på driftskonceptet, hur man avser att lösa det.

Det är viktigt att den upphandlande parten följer upp så att det som anges i anbudet också är det som levereras. Det förekommer bra uppföljning och dialog. Den enkla vägen när man prissätter är att utgå från vad det kostar, vilken marginal vill jag ha? Men det behöver inte ha någon koppling till marknadspriset.

Om beställaren lägger in utvärdering av driftkoncept och dessutom ska värdera fritext så riskerar de överprövningar. Att bara gå på krav och pris blir enklare om man inte vill hamna i ett läge där man lägger massor av tid på att försvara sig inför rätta. Jag har den största förståelse varför man gör det, men det riskerar att bli fel och baksidan är att vi leverantörer inte får chansen att visa framfötterna.

Finns det andra utmaningar  som ni upplever?

– Vi har ett bra system som sådant för upphandling, det är rättvist och man kan komma in som ny aktör på marknaden. När det gäller formalia så är det lätt att missa på en enkel liten sak och bli diskvalificerad. Att man ska bli granskad och godkänd är självklart, men om man passerat nålsögat en gång så borde det kunna ligga till grund för framtida upphandlingar. Det är lätt att falla på små formaliagrejer. Skickar man in fel dokument blir man diskvalificerad.

Vad genomsyrar bra upphandlingar?

– Vi är inte med i de enormt stora upphandlingarna utan i de litet mindre där det ofta är ska-krav och pris som avgör. De upphandlingar vi tycker fungerat bäst är de där man får presentera sin lösning, får komma till upphandlaren, föra en dialog –och sedan fattar de sitt beslut. Men det är väl rimligen en resursfråga också.

Vad bör offentlig sektor utveckla för att göra bra offentliga affärer?

– Att ha mer dynamik i processen än mekaniska i ”ska-krav och pris”. Att föra dialog, att leverantören får presentera sin lösning –vilket måste det vara tydligt i upphandlingen, att lösningen är en del av upphandlingen och även hur den värderas.

Offentliga organisationer bör även driva utvecklingen framåt mot fossilfritt och en mer klimatvänlig produktion. Det ska vara med i upphandlingsunderlaget! Vår bransch jobbar med diesellok –det finns ännu inga batterilok som fullt ut kan ersätta dieselloken även om det är på gång–men det finns olika utsläppsklassningar. Arbeten kan utföras med lok från 60-talet eller med nyproducerade lok, utsläppen varierar stort mellan dessa, förstås. Men de sistnämnda kommer en helt annan prislapp. Ett nytt lok kostar 20-35 miljoner i inköpspris. Detta är ett exempel på hur det offentliga kan ta ansvar och driva utvecklingen i branschen framåt. Det har man börjat göra, men inte fullt ut.

Är kraven i upphandlingarna irrelevanta?

– Nej, det är bra krav som ställs, som att sköta sig som arbetsgivare. Ibland händer det att man för att kunna bjuda på ett jobb ska ha erfarenhet av just ett sådant uppdrag! Då blir det svårt för nya att slå sig in. Vill man ha bud från flera så ska man rimligen öppna upp erfarenhetsfönstret så att leverantören kan ha erfarenhet från liknande uppdrag, inte styra för hårt. Annars styr man gentemot en viss leverantör som man gillar.